¿Han estado en sesiones donde solo ustedes hablan o en las que su presencia realmente no era necesaria? En una ocasión, trabajando para una organización, queríamos conocer el estado de nuestras iniciativas, identificar problemas a tiempo y actuar con rapidez. Teníamos sesiones con los líderes de cada equipo, alrededor de 30 personas, y había tantos proyectos que necesitábamos tres sesiones de dos horas para cubrirlos todos.

Al final de las sesiones, la sensación era de desconexión entre lo discutido y la realidad. La participación era limitada y el ambiente, de frustración. Rara vez profundizábamos en los problemas, lo que dificultaba la generación de acciones concretas.

Prestábamos más atención a los primeros equipos o a aquellos con problemas, mientras que el resto tenía poco tiempo para participar o no alcanzaba a hacerlo. Sin embargo, debían quedarse durante toda la sesión, y era difícil mantener la atención de todos.

¿Cuánto dicen las reuniones de nuestra organización?

En esa ocasión, trabajé con mi mentor, Ronald Sistek , quien me decía: “Las reuniones son un microcosmos de cómo opera la organización”. Nada más realista. Por ejemplo, si las sesiones son desorganizadas, no se toman decisiones o no tienen un propósito claro, es probable que la organización también sea desorganizada, le cueste tomar decisiones o necesite más dirección y guía.

Realizamos un estudio más detallado sobre la comunicación y quiero compartir las principales conclusiones:

• Espacios correctos de comunicación: Normalmente, las organizaciones mezclan la comunicación estratégica y operativa en el mismo espacio, aunque cada una requiere enfoques, prioridades, tiempo y dinámicas específicas.

• Efectividad de la reunión: A menudo, el propósito de la sesión no es claro ni se define cómo debe participar cada invitado. Las reuniones son repetitivas, ya que los mismos temas se abordan en múltiples espacios.

• Propósito y seguimiento: Las organizaciones suelen dividirse en dos grupos: aquellas que realizan sesiones sin tomar decisiones y aquellas que, aunque deciden y crean acuerdos, no dejan claro quién es responsable de ejecutarlos y darles seguimiento.

• Participación activa: En muchas organizaciones, la jerarquía domina; las sesiones solo importan a quien las convoca, mientras que el resto simplemente “se conectan”. Hay muchos asistentes, pero pocos son tomadores de decisiones, lo que limita la participación y deja voces sin ser escuchadas.

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¿Cómo ayudamos a resolver el problema?

Realizamos muchas acciones, pero voy a compartir las tres más importantes:

1. Optimiza los calendarios: Mapeamos todas las sesiones para identificar y eliminar duplicadas. Diseñamos calendarios específicos para cada naturaleza (estratégica u operativa), incorporamos sesiones dedicadas a planificar, trabajar, comunicar, y añadimos reuniones específicas para navegar tensiones.

2. Diseña cada sesión: Añadimos nombres descriptivos y definimos objetivos claros, respondiendo al “¿para qué?” de cada sesión y qué decisiones se deben tomar. Especificamos los asistentes, sus roles, la modalidad y la necesidad de su presencia, así como la duración y frecuencia de las reuniones. Además, establecimos la figura del coordinador para orquestar la sesión y asignamos responsables para cada acuerdo.

3. Crea canales de comunicación: Implementamos tableros para visualizar la información en tiempo real y establecimos canales sincrónicos y asincrónicos, con tiempos de respuesta acordados para cada uno. Priorizamos la comunicación cara a cara y la complementamos con resúmenes sencillos. También creamos un sistema de “Red Button” para situaciones urgentes que requerían atención inmediata.

Estas acciones nos permitieron liberar la agenda a la mitad y, poco a poco, abandonar las sesiones de estatus. Con toda la información disponible en las plataformas acordadas, logramos cumplir con el propósito original: detectar problemas en los proyectos en tiempo real y comunicarlos por los canales adecuados.

La comunicación es el corazón de las organizaciones, pero a menudo no le damos la atención que merece. Resolver sus desafíos no es fácil; requiere esfuerzo y enfoque. Me interesa aprender más de este tema. ¿Cuéntame cómo mantienes una buena comunicación en tu organización?

Fotografía por Unsplash